Το φθινόπωρο σηματοδοτεί την επιστροφή στους κανονικούς ρυθμούς μετά το καλοκαίρι, αλλά για τις επιχειρήσεις είναι και η κατάλληλη στιγμή για να ξεκινήσει ο προγραμματισμός των εκδηλώσεων που θα κλείσουν τη χρονιά και θα υποδεχθούν τη νέα.
Christmas parties, εταιρικά δείπνα, end-of-year celebrations και, λίγο αργότερα, η παραδοσιακή κοπή της πρωτοχρονιάτικης πίτας γεμίζουν το εταιρικό ημερολόγιο από τον Δεκέμβριο μέχρι και τον Φεβρουάριο. Μπορεί να φαίνεται νωρίς, όμως ο έγκαιρος σχεδιασμός κάνει τη διαφορά, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για την επιλογή χώρου.
Ξεκινήστε με την έγκαιρη δέσμευση του χώρου
Ο χώρος είναι συνήθως μία από τις πρώτες και σημαντικότερες αποφάσεις μιας εταιρικής εκδήλωσης.
Όσο πλησιάζουν οι γιορτές, οι ημερομηνίες με τη μεγαλύτερη ζήτηση περιορίζονται και οι επιλογές γίνονται λιγότερες. Ξεκινώντας την αναζήτηση από το φθινόπωρο, μια εταιρεία έχει μεγαλύτερη δυνατότητα επιλογής ως προς την ημερομηνία, την τοποθεσία, τη χωρητικότητα και το ύφος του venue.
Το ίδιο ισχύει και για τις κοπές πίτας. Παρότι πραγματοποιούνται κυρίως τον Ιανουάριο και τον Φεβρουάριο, πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν την αναζήτηση χώρου αρκετούς μήνες νωρίτερα.
Καθορίστε από νωρίς το concept
Μια εταιρική εκδήλωση δεν χρειάζεται να περιορίζεται σε ένα τυπικό δείπνο.
Μπορεί να είναι ένα cocktail party, ένα dinner με μουσική, μια βραδιά με DJ ή live performance, ένα team celebration ή μια πιο ολοκληρωμένη εμπειρία με entertainment και ειδικά σχεδιασμένο concept.
Το φθινόπωρο είναι η κατάλληλη περίοδος για να αποφασίσετε τι θέλετε να πετύχει η εκδήλωση και τι ατμόσφαιρα θέλετε να δημιουργήσετε.
Πρόκειται για μια γιορτή για τους εργαζομένους; Ένα event για συνεργάτες και πελάτες; Μια κοπή πίτας που θέλετε να εξελιχθεί σε πραγματικό party;
Όσο πιο ξεκάθαρος είναι ο στόχος από την αρχή, τόσο πιο σωστά μπορούν να επιλεγούν ο χώρος και οι υπόλοιπες υπηρεσίες.
Ορίστε αριθμό καλεσμένων και budget
Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε από τον Σεπτέμβριο ή τον Οκτώβριο τον ακριβή αριθμό των συμμετεχόντων. Χρειάζεται όμως μια ρεαλιστική εκτίμηση.
Άλλες ανάγκες έχει μια εταιρική βραδιά 30 ατόμων και εντελώς διαφορετικές μια εκδήλωση 200 ή 500 καλεσμένων.
Ένα αρχικό guest count και ένα σαφές budget βοηθούν σημαντικά στο venue sourcing και αποτρέπουν την άσκοπη αναζήτηση χώρων ή προτάσεων που τελικά δεν ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες της εκδήλωσης.
Μην αφήνετε τις υπόλοιπες υπηρεσίες για το τέλος
Η έγκαιρη προετοιμασία δεν αφορά μόνο τον χώρο.
Catering, μουσική, DJ, live acts, audiovisual equipment, φωτισμός, φωτογράφος, decoration, branding, entertainment και μετακινήσεις είναι μερικά μόνο από τα στοιχεία που μπορεί να χρειάζεται ένα corporate event.
Κατά την εορταστική περίοδο, οι έμπειροι επαγγελματίες και οι δημοφιλείς ημερομηνίες έχουν αυξημένη ζήτηση. Όταν ο σχεδιασμός ξεκινά εγκαίρως, υπάρχει περισσότερος χρόνος για σωστή επιλογή συνεργατών και καλύτερο συντονισμό όλων των επιμέρους υπηρεσιών.
Σκεφτείτε την εμπειρία, όχι μόνο την εκδήλωση
Τα πιο επιτυχημένα εταιρικά events δεν είναι απαραίτητα τα μεγαλύτερα ή τα ακριβότερα. Είναι εκείνα στα οποία όλα τα στοιχεία λειτουργούν μαζί και οι καλεσμένοι αισθάνονται ότι κάποιος έχει σκεφτεί την εμπειρία τους από την αρχή μέχρι το τέλος.
Η σωστή ροή της βραδιάς, το φαγητό, η μουσική, το entertainment και ακόμη και ο τρόπος άφιξης των καλεσμένων μπορούν να μετατρέψουν μια τυπική εταιρική υποχρέωση σε μια εκδήλωση που πραγματικά θα θυμούνται.
Το φθινόπωρο είναι η στιγμή για να ξεκινήσετε
Αν σχεδιάζετε Christmas party, εταιρικό dinner, end-of-year celebration ή κοπή πίτας για τη νέα χρονιά, δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να πλησιάσει η ημερομηνία.
Το φθινόπωρο είναι η ιδανική περίοδος για να καθορίσετε το concept και το budget, να δεσμεύσετε τον κατάλληλο χώρο και να οργανώσετε εγκαίρως τους συνεργάτες και τις υπηρεσίες που θα χρειαστείτε.
Στο Meet Me in Athens, αναλαμβάνουμε τον σχεδιασμό και την οργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων, από το venue sourcing και το concept μέχρι το catering, το entertainment, τις μετακινήσεις και τον συνολικό συντονισμό.
Ξεκινήστε εγκαίρως. Οι καλύτερες ημερομηνίες και οι κατάλληλοι χώροι είναι πάντα οι πρώτοι που δεσμεύονται.